O servizo de listas de distribución de correo
As listas de correo electrónico son unha función especial do correo electrónico que permite a distribución de mensaxes entre múltiples usuarios de Internet de forma simultánea. Nunha lista de correo, ao enviar unha mensaxe ao enderezo da lista, este chegará ao enderezo de todas as persoas inscritas nela. Dependendo de como estea configurada a lista de correo, o receptor poderá ter ou non a posibilidade de enviar mensaxes.
Ás veces empréganse listas de miles ou mesmo millóns de enderezos de correo electrónico para o envío de correo non desexado ou spam.
Moitas organizacións utilizan cada vez máis esta ferramenta para manter informadas as persoas principalmente con noticias, publicidade e información de interese. Para non caer en prácticas de spam, os correos adóitanse enviar previa inscrición do destinatario, dándolle a oportunidade de cancelar esta cando o desexe.
As listas de correo teñen as seguintes características:
- Os usuarios subscríbense voluntariamente ás listas.
- Os usuarios poden decidir en calquera momento darse de baixa nunha lista.
- Cada lista está adicada a tratar unha determinada temática.
- Cando un usuario envía un correo a unha lista de distribución, este envíase a todos os membros da lista.
- En cada lista de distribución pode haber un moderador encargado de controlar as mensaxes que se envían.
- Unha lista de distribución identifícase cun nome co formato dun enderezo de correo de usuario, é dicir, lista@servidor_de_listas.
Da xestión das listas de distribución encárganse programas servidores de listas de distribución.
- Cando un cliente de correo vai enviar unha mensaxe, o envía cara ao seu servidor de correo SMTP e este o redirixe cara ao servidor de lista de distribución que, envía copias da mensaxe aos servidores de correo de cada un dos destinatarios contidos na lista.
- Cando un usuario decide subscribirse, darse de baixa ou modificar as súas opcións de subscrición nunha lista de distribución, ten que enviar unha mensaxe de correo a un enderezo destinado para tal efecto ou facelo nun formulario nunha páxina web ou de calquera outra forma que se lle indique.
O servizo de listas de distribución non debe confundirse co de noticias. Ten moitas diferenzas a máis significativa que no servizo de listas se recibe a información en forma de mensaxes de correo. Aínda que mediante un cliente de correo podemos enviar unha mensaxe a moitos contactos, isto non é igual que o envío de mensaxes a unha lista de distribución na que os membros decidiron subscribirse e, polo tanto, indicar que desexan recibir correo destinado á lista.
Tipos de acceso á lista de distribución
Quen crea unha lista de distribución, ten uns obxectivos en canto á distribución das mensaxes entre os usuarios da lista, en canto aos que poden subscribirse na lista e en canto aos que poden enviar mensaxes á lista. Establece unhas condicións de distribución e de acceso.
As listas pódense crear para divulgar información entre os traballadores dunha empresa, para enviar aos usuarios dun foro todas as participacións dun foro, para realizar un traballo ou unha investigación de forma colaboradora, para comunicarse un grupo de amigos, etc.
Dende o punto de vista dos usuarios que poden acceder á subscrición nas listas de distribución, estas poden ser:
- Públicas: nelas pódese subscribir calquera usuario. Simplemente están orientadas á divulgación de contidos. A subscrición dunha persoa non pasa un control.
- Privadas: a subscrición pasa por un control do propietario da lista ou dun usuario con autorización, que pode ou non a aceptar en función dos obxectivos e condicións de subscrición da lista.
- Estáticas: son un tipo especial no que non hai subscrición dos usuarios, xa que os usuarios da lista se estableceron no momento de crear a lista e non se poden subscribir novos usuarios. Si é posible darse de baixa nestas listas.
Dende o punto de vista dos usuarios que poden enviar mensaxes ás listas de distribución, estas poden ser:
- Abertas: calquera pode enviar mensaxes a estas listas.
- Pechadas: só pode enviar mensaxes o propietario destas listas e/ou os considerados administradores.
- Exclusivas: nunha lista deste tipo pode enviar mensaxes calquera membro da lista.
- Moderadas: son as listas abertas ou as exclusivas nas que as mensaxes pasan un filtro dun moderador para permitir ou non o seu envío.
Tipos de listas de distribución
Podemos establecer unha tipoloxía das listas de distribución en función do uso que se lles pretende dar:
- Boletín de novas: pódeno emitir un grupo de usuarios encargados da súa publicación. Un boletín deste tipo permite enviar información de calquera tipo. Pódese usar para enviar anuncios comerciais en cuxo caso se lles chama boletíns de anuncios.
- Lista de discusión ou de debate: calquera usuario con subscrición pode enviar mensaxes ao resto de subscritores e estes contestar chegando novamente a todos as respostas. Funcionan a xeito dun foro de debate onde as mensaxes se envían por correo. Estas listas poden estar ou non moderadas.
- Listas personalizadas: pódense personalizar as mensaxes que recibe cada usuario en función dos perfís dos usuarios almacenados nunha base de datos e dos contidos das mensaxes a enviar. Pódese determinar que unha mensaxe se envíe a algúns usuarios da lista e a outros non.
Os usuarios dunha lista poden ter a posibilidade de recibir as mensaxes de varios modos:
- Modo normal: reciben todas as mensaxes completas.
- Modo resumo: reciben cada certo tempo (un día por exemplo), unha soa mensaxe resumo que contén unha lista cos asuntos de todas as mensaxes recibidas dende a anterior mensaxe resumo.
Normas das listas de distribución
Moitos grupos ou listas de correo propoñen as súas propias normas ou regras de etiquetes ou etiqueta, que axudan á convivencia e harmonía dos participantes dentro da lista, aínda que sempre son de aplicación as normas xerais de etiqueta para o correo, un traslado á comunicación dixital das elementais normas de educación como tratarse con respecto, evitando certas palabras ou termos; ser breves; non mentir nin difamar outros tertulianos, desprezar os seus argumentos senón rebatelos con outros argumentos, non realizar actividades con interese económico como publicidade ou captación de clientes se a lista non o permite especificamente, non tratar temas polémicos ou que poidan ofender a outros participantes a menos que sexan o obxecto mesmo da lista (relixión, fútbol, sexo, política adoitan ser temas que espertan acendidas polémicas).
Unha incorrección propia das listas de correo é o envío de mensaxes cuxo asunto é irrelevante ou alleo á temática da lista, coñecido frecuentemente pola expresión inglesa off-topic, aínda que nalgunhas listas se toleran sempre que se poidan distiguir incluíndo as palabras "off topic" ou as siglas "OT" no "Asunto" da mensaxe. Tamén se considera incorrecto escribir unha mesma mensaxe a diferentes listas ou reenviar unha mensaxe dunha lista a outra porque os demais usuarios poden estar a contestar a unha mensaxe da que non ven todas as respostas, que se producen en listas diferentes.
Outras normas son propias do medio dixital, non enviar arquivos adxuntos que superen determinado tamaño, xa que quizais non todos teñan boa conectividade; evitar o reenvío de mensaxes do tipo cadeas á lista ou as mensaxes meramente asertivos (que só din se, estou de acordo co que di fulano...) que non achegan información nova ou útil e os mensaxe irrelevantes ou privados entre dous membros, carentes de interese para o resto do grupo.
Actualmente, tamén se anima os usuarios a non escribiren expresamente o seu enderezo de correo electrónico no corpo da mensaxe ou que non o fagan de forma explícita usando fórmulas como omeunome[arroba]correo[punto]com, da mesma forma que as páxinas web de acceso ás listas ocultan frecuentemente o enderezo de correo completo dos participantes, para evitar que estes enderezos queden expostos aos robots recolectores de enderezos que usan os xeradores de spam.
Servidores de listas de distribución
Hai varias aplicacións web que son servidores de listas de distribución que se poden encargar da xestión de multitude de listas de distribución. Debemos instalar un servidor deste tipo cando queremos realmente xestionar moitas listas ou ben queremos ter unhas poucas listas pero que teñen utilización dentro dunha rede. Xa temos visto que en varios sitios de Internet se ofrece o servizo de crear e aloxar listas de distribución, como por exemplo:
Aos programas software servidores de listas de distribución chámaselles normalmente xestores de listas de distribución. Algúns destes programas son:
- LISTSERV: é multiplataform e distribúese en varias versións (Lite, Lite Free Edition, Classic, HPO e Mestre). Só a versión Lite Free Edition é gratuíta, o resto de versións teñen unha versión de avaliación.
- Mailman: ten distribución para sistemas Unix/Linux con licenza GNU GPL. Pode interactuar cos servidores de correo postfix, sendmail e qmail. Inclúe unha aplicación web de administración e configuración.
- Microsoft Exchange Server: é o servidor de correo de Microsoft para sistemas Windows. Inclúe un xestor de listas de distribución.
- Majordomo: ten distribución para sistemas Unix/Linux con licenza GNU GPL. Dispón dunha aplicación gráfica de configuración chamada MajorCool.